Zo maak je een 3-2-1-back-up voor Android met SyncGallery

Een telefoon die aparte kopieën naar een opslagserver thuis en een externe cloud stuurt

Wat 3-2-1 betekent

De 3-2-1-regel is een eenvoudige manier om niet één apparaat, één schijf of één gebouw de enige kopie van iets belangrijks toe te vertrouwen:

3 kopieën: het origineel plus twee back-ups.
2 soorten opslagmedia: zodat één soort storing niet alles raakt.
1 kopie buitenshuis: fysiek op afstand van het origineel.

Het Canadian Centre for Cyber Security raadt precies deze opzet aan en adviseert ook om het herstelproces te testen.

Achter de regel zit een passend stukje fotografiegeschiedenis. De 3-2-1-formulering wordt vaak toegeschreven aan fotograaf Peter Krogh, die haar presenteerde in The DAM Book: Digital Asset Management for Photographers, voor het eerst uitgegeven door O'Reilly in 2005. Het was advies voor fotografen die groeiende digitale beeldarchieven moesten beschermen, inclusief RAW-bestanden, voordat het in de hele IT-wereld een gangbaar advies werd. Kroghs latere overzicht van back-ups voor digitale fotografie raadt nog steeds een volledige 3-2-1-back-up aan voor beelden op hun vaste langetermijnplek.

Voor een Android-telefoon ziet een praktische versie er zo uit:

Werkkopie: Android-telefoon.
Lokale back-up: SyncGallery-regel 1 -> pc of NAS thuis.
Externe back-up: SyncGallery-regel 2 -> cloudopslag buiten je huis.

De telefoon bevat de bestanden die je gebruikt. Een pc of NAS geeft je een kopie dichtbij die snel terug te zetten is. Een cloudaccount geeft je een kopie buiten je huis, zodat het verlies van de telefoon en de lokale opslag bij hetzelfde incident niet elke kopie wegneemt.

Dit werkt voor een cameramap, meerdere fotoalbums of een gewone map zoals Documents.

Wil je het eenvoudigste praktische recept, gebruik dan de telefoon als werkkopie, een SMB-share op een pc of NAS als kopie dichtbij en een van de rechtstreekse cloudverbindingen van SyncGallery als externe kopie. Maak twee regels Alleen uploaden naar de cloud op mapniveau voor dezelfde bron, schakel in beide het verwijderen op afstand uit en test daarna het terugzetten van één bestand van elke bestemming.

Bepaal eerst wat als kopie telt

De drie kopieën moeten echt los van elkaar staan.

Hetzelfde bestand in twee mappen op één schijf is nog steeds kwetsbaar als die schijf uitvalt.
Een telefoon en een NAS in hetzelfde huis zijn twee kopieën, maar geen van beide staat buitenshuis.
Een zelf gehoste Nextcloud-server op diezelfde NAS is handig, maar staat nog steeds op dezelfde locatie.
Een cloudmap die alleen een weergave van dezelfde NAS-opslag is, is geen derde onafhankelijke kopie.

Kies de lokale bestemming

SyncGallery kan rechtstreeks verbinding maken met een pc, NAS of zelf gehoste server via SMB, SFTP, FTP/FTPS, WebDAV of Nextcloud. De beste keuze hangt af van wat je opslag al ondersteunt.

SMB: de eenvoudige keuze op een thuisnetwerk

Kies SMB als je Windows-pc of NAS al een gedeelde map aanbiedt en de telefoon uploadt terwijl die met je thuisnetwerk is verbonden. Meestal is dat de kortste weg van telefoon naar lokale opslag.

Houd SMB binnen het lokale netwerk of bereik het via een goed ingestelde VPN. Stel de gewone SMB-poort 445 niet rechtstreeks open voor internet. Microsoft raadt aan inkomende SMB-toegang vanaf internet te blokkeren.

SyncGallery kan via SMB bladeren en bestanden overzetten, maar de SMB-koppeling levert geen mediaminiaturen die door de server zijn gemaakt. Of je momentopnamen, een prullenbak of versiegeschiedenis hebt, hangt af van de pc of NAS achter de share.

Nextcloud: meer instellen, meer gemak

Host je Nextcloud al, of vind je het geen probleem om het te onderhouden, gebruik dan de speciale Nextcloud-verbinding van SyncGallery in plaats van de server als gewone WebDAV te behandelen.

Die verbinding kan miniaturen opvragen die door de server zijn gemaakt, dus bladeren door foto's op afstand is prettiger en je hoeft niet elke volledige afbeelding te downloaden alleen om een voorbeeld te tonen. Nextcloud beschrijft hoe het voorbeeldsysteem miniaturen maakt. Welke voorbeelden precies worden ondersteund, hangt nog steeds af van de serverinstellingen en het bestandstype.

Nextcloud kan ook aan de serverkant herstelfuncties toevoegen. De app Versions kan oudere bestandsinhoud bewaren, en de app Deleted Files kan verwijderde items vasthouden. Deze functies hebben opslaglimieten en instelbare bewaartermijnen, dus controleer hoe je eigen server is ingesteld.

Nextcloud staat niet automatisch buitenshuis. Draait het op dezelfde NAS in hetzelfde huis, behandel het dan als de lokale kopie.

SFTP, WebDAV en FTPS: nuttige alternatieven

Kies SFTP als de server al SSH-toegang biedt. Kies WebDAV als de NAS, server of opslagprovider een beveiligd HTTPS-eindpunt aanbiedt. Kies FTPS als FTP de beschikbare optie is maar de server TLS ondersteunt.

Gebruik voor WebDAV een adres met https://. De WebDAV-standaard waarschuwt tegen het versturen van wachtwoorden via een onbeveiligde verbinding, en ook Nextcloud raadt HTTPS aan voor WebDAV.

Vermijd gewone FTP, tenzij je op een afgeschermd, vertrouwd netwerk zit en geen betere optie hebt. Standaard-FTP verstuurt wachtwoorden en bestandsgegevens zonder versleuteling, zoals uitgelegd in RFC 2577. SyncGallery ondersteunt FTPS Explicit en FTPS Implicit, en dat zijn betere keuzes als de server ze aanbiedt.

Gewone SMB-, SFTP-, FTP/FTPS- en WebDAV-verbindingen geven SyncGallery geen API voor serverminiaturen. Ze kunnen de originele bestanden wel overzetten. Versiegeschiedenis en herstel van verwijderde bestanden, als die er zijn, komen van het opslagsysteem achter het protocol.

Kies de externe bestemming

SyncGallery heeft rechtstreekse verbindingen voor OneDrive, Google Drive, Dropbox, Yandex Disk en pCloud. De app kan ook een andere provider gebruiken als die compatibele SFTP-, FTP/FTPS- of WebDAV-toegang biedt.

Betaal je al voor een clouddienst en vertrouw je die, dan is dat meestal de makkelijkste plek om te beginnen. Controleer vier dingen voordat je erop vertrouwt:

Je hebt genoeg ruimte voor de volledige map, inclusief toekomstige groei.
Je account gebruikt een sterk, uniek wachtwoord en meervoudige verificatie.
Je weet of de provider verwijderde bestanden en oudere versies bewaart.
Je hebt een teruggezet testbestand met succes gedownload en geopend.

Versiegeschiedenis is waardevol, omdat een regel die alleen uploadt nog steeds een goed bestand op afstand kan vervangen door een latere beschadigde of ongewenste bewerking. Het huidige beleid verschilt:

Versiegeschiedenis van OneDrive ondersteunt alle bestandstypen, ook foto's en video's, en Microsoft noemt op dit moment een bewaartermijn van 30 dagen.
Google Drive zegt dat een bestandsversie na 30 dagen of na 100 nieuwere versies definitief kan worden verwijderd, tenzij je Altijd bewaren kiest.
Dropbox biedt op dit moment 30, 180 of 365 dagen versiegeschiedenis, afhankelijk van het abonnement.
Yandex Disk biedt ook bestandsgeschiedenis, maar beschikbaarheid en bewaartermijn kunnen afhangen van het account en abonnement. Controleer het beleid dat voor je account wordt getoond voordat je erop vertrouwt.

Dit beleid kan veranderen. Het hoort bij de opslagprovider, niet bij SyncGallery.

Maak de eerste regel voor de pc of NAS

Begin met een kleine, niet-kritieke map, zodat je elke instelling kunt zien en het terugzetten kunt testen.

Voeg de pc, NAS of het Nextcloud-account toe aan SyncGallery.
Maak een nieuwe regel en kies Alleen uploaden naar de cloud. De app gebruikt het woord cloud voor zowel clouddiensten als netwerkopslag.
Kies De map of album(s) synchroniseren die ik hieronder kies, zodat nieuwe passende bestanden automatisch worden meegenomen.
Selecteer de map op het apparaat. Voor foto's kan dat DCIM/Camera zijn. Voor andere bestanden kan het Documents zijn.
Selecteer een aparte doelmap op de pc of NAS.
Schakel Submappen volgen in als de bron mappen onder zich heeft.
Schakel In de cloud verwijderen als het bestand op het apparaat wordt verwijderd uit.
Sla de regel op en kijk de eerste scan na voordat je de geplande uploads goedkeurt.

Het uitschakelen van verwijderen op afstand is belangrijk. Wordt een foto per ongeluk van de telefoon verwijderd, dan moet de lokale back-upkopie beschikbaar blijven.

Maak de tweede regel voor de externe cloud

Maak nog een regel voor dezelfde bronmap, maar selecteer het cloudaccount en een aparte cloudmap als bestemming. Gebruik dezelfde instellingen voor alleen uploaden, mapniveau, submappen en verwijderen.

Dit is een aparte regel, dus elke bestemming heeft een eigen scan, takengeschiedenis, fouten en voorbeeld van de eerste synchronisatie. Een geslaagde upload naar de NAS bewijst niet dat de upload naar de cloud ook is gelukt. Controleer beide regels.

Het scherm Regels van SyncGallery met de map Documents die apart naar een SMB-server en naar Dropbox wordt geüpload — Twee onafhankelijke regels die alleen uploaden beschermen dezelfde map Documents: de ene stuurt bestanden naar lokale SMB-opslag en de andere naar Dropbox.

Foto's, video's of een andere map instellen

Kies voor een mediabibliotheek Alleen foto's en video's. Maakt je editor sidecarmetadata aan, kies dan Foto's, video's en sidecarmetadata (XMP).

Voor Documents of een andere algemene map:

Kies Alle bestanden die aan eigen patronen voldoen.
Voeg het insluitpatroon * toe om bestanden met en zonder extensie mee te nemen.
Voeg alleen uitsluitingen toe als je begrijpt wat er wordt weggelaten. *.tmp sluit bijvoorbeeld tijdelijke bestanden uit.
Geef Toegang tot alle bestanden als Android daarom vraagt. SyncGallery heeft dat nodig om andere bestanden dan media in willekeurige mappen te verwerken.

Gebruik geen *.* als je ook bestanden zonder extensie nodig hebt. In SyncGallery betekent *.* alleen namen die een extensie bevatten.

Bepaal wat er met bewerkte bestanden moet gebeuren

De instelling Cloudbestanden bijwerken bij wijziging op het apparaat vraagt bij beide regels om een bewuste keuze.

Aan: latere bewerkingen worden naar de bestemming gekopieerd. Zo blijft de back-up actueel, maar de nieuwe inhoud kan de eerdere inhoud op afstand vervangen. Momentopnamen of versiegeschiedenis aan de kant van de bestemming worden dan belangrijk.
Uit: de eerst geüploade inhoud blijft ongewijzigd, maar latere bewerkingen worden niet door die regel geback-upt.

Voor de meeste mensen is het nuttigste evenwicht om het aan te laten en bestemmingen met versiegeschiedenis of momentopnamen te kiezen. Dat beschermt zowel het huidige bestand als recente eerdere inhoud.

Je kunt ook Opnieuw naar de cloud uploaden als het bestand daar is verwijderd inschakelen als de telefoon leidend is en je wilt dat SyncGallery een op afstand verwijderde huidige kopie terugzet. Schakel het niet in als je van plan bent bestanden op de bestemming te beheren of bewust te verwijderen.

Voor het verschil tussen synchronisatie van de huidige toestand en herstelbare geschiedenis, zie Synchronisatie of back-up: wat SyncGallery wel en niet doet.

Instellingen voor alleen uploaden in SyncGallery met verwijderen op afstand uitgeschakeld en updates op afstand ingeschakeld — Verwijderen op afstand is uitgeschakeld, terwijl bewerkte bestanden op het apparaat worden geüpload en op afstand verwijderde kopieën opnieuw worden gemaakt.

Test de opstelling voordat je erop vertrouwt

Een back-up is alleen nuttig als je die kunt terugzetten. Als beide eerste scans klaar zijn:

Controleer de takengeschiedenis van elke regel en ga na dat er geen mislukte uploads zijn.
Open de bestemming op de NAS of pc los van de app en controleer of de testbestanden er staan.
Meld je via de website aan bij de cloud en controleer of dezelfde bestanden daar staan.
Download van elke bestemming één bestand naar een andere map.
Open de teruggezette kopieën en controleer of een foto, video of document leesbaar is.
Bewerk een testbestand en controleer of het bijwerken werkt zoals je hebt gekozen.
Verwijder een testbestand van de telefoon en controleer of beide back-upkopieën blijven bestaan.
Biedt de bestemming versiegeschiedenis, zet dan ook een eerdere testversie terug.

Herhaal af en toe een kleine hersteltest. Controleer SyncGallery ook na wachtwoordwijzigingen, serverupdates, lange periodes weg van het thuisnetwerk of wijzigingen in de batterij-instellingen van Android.

Wat deze opstelling wel en niet beschermt

Deze opzet beschermt tegen veelvoorkomende storingen:

Een verloren of kapotte telefoon kan worden hersteld vanaf de NAS of de cloud.
Bij een kapotte lokale schijf blijven de telefoon en de externe kopie over.
Bij brand, diefstal of een elektrisch incident thuis blijft de externe kopie over.
Een gewone verwijdering op de telefoon wordt niet doorgevoerd als verwijderen op afstand is uitgeschakeld.

Op zichzelf is het geen volledig back-upsysteem met versiebeheer. SyncGallery houdt de huidige relaties tussen bestanden en de overdrachtsgeschiedenis bij, maar houdt geen eigen herstelpunten of bewaarcatalogus bij. Een beschadigde of ongewenste bewerking kan nog steeds beide bestemmingen bereiken als updates op afstand zijn ingeschakeld. Gebruik NAS-momentopnamen, Nextcloud Versions of versiegeschiedenis in de cloud als eerdere bestandsinhoud belangrijk is.

Het resultaat zie je het best als twee onafhankelijke uploadregels die op een back-up lijken en samen een praktische 3-2-1-opzet vormen. De laatste stap is degene die mensen het vaakst overslaan: bewijs dat je een bestand kunt terugzetten voordat de dag komt dat je het echt nodig hebt.